在线面见公证证明指引（译文）

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在线面见公证证明指引（译文）

作者：秦世平日期：2023-01-28 责任编辑：张培香来源：广东公证

在线面见公证证明指引（译文） 2021年12月3日国际公证联盟公证人会员大会通过 前言 多年来，新技术一直是公证实践的一个组成部分，尤其是在程序方面，包括公证活动前后的程序、与公共机构的沟通和活动记录的保存。 新冠肺炎疫情大流行和全球信息技术的发展加快了那些技术在几乎所有领域的使用。为此，世界各地的公证人都需要提出解决方案，以确保公证行业在这种新环境下可有效运作，同时也不放弃公证活动的基本原则。 本指引旨在补充国际公证联盟在有关新技术应用，尤其是公证人在虚拟情境下行使公证职能、制作证明文书的基本原则。 特别是，本指引涉及公证人通过“在线面见”当事人办理证明文书的情形。“在线面见”这个表述意味着，如果公证人对当事人的身份和其作出同意的时间确信无疑并可予以证实，当事人在特定时间、借助适当的技术手段作出的识别和同意，可以等同于当事人亲自来到公证人的面前作出识别和同意。 本指引适用于国际公证联盟成员国的公证人，无论他们在数字技术领域的发展和进步水平，目的在于强化社会公众对公证职能和其所提供的法律确定性的信任。 公证人对当事人的身份识别 1、无论采用何种数字识别系统，都不得排除公证人依据其所在国公证法的规定对当事人的身份进行直接亲自核实。同时，使用“在线面见”也不得妨碍公证人根据其国家公证法的规定，通过适当的方式，对当事人行为能力等事项进行审查。 不断发展的技术应当作为协助公证人识别当事人的认知过程的一种补充手段，例如通过使用电子身份证件或访问官方数据库。 在评估当事人身份识别所需的个人数据时，公证人可以使用数字数据作为其判定当事人身份的附加因素，但绝对不能作为唯一的因素。 必须尊重更严格的代表和委托代理规则，否则，可能无法满足有关身份验证和意思表示的规则的要求。如通过视频会见，仅仅提交书面的授权书，是绝对不够的。相反，委托书必须以数字形式传输并符合验证委托人身份和同意的最高标准。而且，必须确保委托书在法律事务进行的当时是有效的。 2、公证人必须全权负责验证各方当事人的身份，即使他决定借助数字工具进行验证。此外，公证人必须能够选择用于验证当事人身份的工具，无论是基于其本人对当事人的了解，还是使用在相关立法框架内确定的数字识别方法。 验证当事人意愿的自由表达和数据的安全传输 3、与当事人进行在线互动必须使用政府提供或公证机构认可的信息技术（IT）平台。平台必须确保个人交流的保密性，确保安全和清晰交互。必须严格遵守行业保密和所有数据保护标准，特别是在敏感数据的跨境传输方面。 4、鉴于公证人在制作证明文书时，是在履行公共职能，因此，公证人使用的平台必须是公共的。在不能使用公共平台的情况下，如果使用私人平台，必须进行非常谨慎的评估，尤其是涉及敏感数据传输的安全性和视频会见的安全管理，必须进行这样的评估。 5、在可能的情况下，为了确保合法合规和敏感数据的安全`，平台应由公证人直接管理或监督，或者平台是明确为此目的建立的。 6、在有任何疑问的情况下，公证人须有权拒绝制作远程证明文书。有必要强调，公证人在起草证明文书时，初步的在线询问和视频会见，以及对以数字格式收到的原始文件和其他可获取的材料进行分析是很重要的。 符合属地管辖规则 7、如果存在公证的属地管辖规则，有必要考虑“在线面见”文书的引入可能对其产生的影响。由于网络空间没有国界，在视频会见或使用其他基于电子技术手段进行身份验证时，公证人需要考虑一些新的连接因素，如与合同有关的当事人的住所或国籍或财产所在地。 可以考虑让那些最为熟悉法律适用和当地要求，并更易于和主管部门沟通的公证人直接负责处理“在线面见”证明文书。 虽然此要求不适用于亲自面见办理证明文书的情形，但对“在线面见”办理公证来说，却是更合理的。因为这种情况下，当事人不需要亲自前往公证人事务所，这种做法被认为是最适当的方式。这个标准可以适用于不动产和公司两类事务。 公证人职责范围可能扩大到涵盖一个“扩展”了的公证人事务所的概念：在这种情况下，办理公证文书的地点可以是公证人事务所所在地，只要是在国家法律确立的领土范围内，而不论公证文书各方当事人所处的实际地理位置。有必要既要确定当事人的身份，又要及时确认行为或法律事务完成的确切时间。对各方当事人作出具有约束力的声明的准确时间、地点，以及将他们相互间明确联系起来的事实，必须确凿无疑。当公证人通过其电子签名承认该行为时，法律关系即被明确了。因此，该法律事务可被视为在公证人事务所作成一样获得承认。 8、使用“在线面见”办理证明文书，应该设法让本国所有的公民都有机会可以接受到服务，而不受地域限制，特别是为了居住在国外的当事人的利益，他们应该与境内居民享有相同条件下接受此项服务的权利。国内的国际私法规则应当规定法律适用的连接因素，以认定当事人在法域外通过“在线面见”方式办理的文书的有效性。 然而，考虑引入相关立法规定也是很重要的，这些立法要覆盖到不同的数字公证平台之间可以实现交互的国内和跨境技术工具（例如，全国性的用于办理跨境业务的身份识别手段）、对数字行为及其流通和执行的认可。 此外，重要的是要考虑这两类数字证明文书之间的区别，其中一类是由于其性质或用途，被用于流通的数字证明文书（如授权书），另一类是必须由在特定法域执业的公证人起草，并被用于该法域的数字证明文书（如不动产法和公司法方面的文书），并需要兼顾到立法者确立的不同的认可和承认规则。 签署证明文书 9、有必要创建一个可靠同时对每个人来说都易于使用的系统。 已经娴熟于以数字形式制作公证文书的国家，可改进其系统，使其能够运用电子签名为客户提供在经办公证人所在的法域内被认可的最高等级的安全保障。在需要电子签名的场合，公证人可直接签发。     在那些对数字文书尚未做出规定的国家，可考虑文书在得到当事人明确声明同意后，公证人可独自予以签署。在这种情况下，应将该事实写入到文书中。如可能的话，可以规定至少应有一方当事人亲自来到公证人面前。 假定证明文书由处于不同法域内的公证人起草，每个公证人分别收到出现在其面前的当事人的声明，只要该事务涉及的两个国家的法律均明确允许。 也可以规定由公证人本人依职权为其服务的当事人提供数字签名。 在数字领域，往往很难区分初稿和最后文本。有时，在初稿被部分接受的情况下，甚至可能对是否已被视为同意的事实产生疑问。将可明确区分初稿和最后文本的方法落实到位，是十分重要的。所以一个行为或事务只有拟定了最终文本，并得到各方当事人的同意，即文书被作为一个整体得到确认，才能被认为是最终完成。 法律上的确定性必须能够对最终具有法律约束力的文书予以清晰界定，只有这种文书才能由当事人和公证人有效签署。 对特定证明文书类型的限制 10、可以考虑限制使用远程面见系统处理证明文书的范围，以免因其单个或组合的因素引起利益冲突（特别是授权书和由团体、公司订立或变更的文书）。 建议排除遗嘱和继承协议适用这种程序（即在线面见程序—译者注）。公证人根据其判断，如认定某个行为或法律事务复杂，乃需要亲自到场，则不适用在线面见。 这并不妨碍对该领域的进一步研究，以探索以下准许的可能性，即在远程公证立法的框架内，在技术手段许可的情况下，允许办理一切符合上述原则、不受行为的性质和/或当事人数量的任何限制的各种法律事务。 结论 公证人必须成为使用“在线面见”方式构建电子公证文书的核心角色。 技术工具不能替代公证人负有的确保文书合法性和法律保障的责任，而必须成为这种责任的平衡和支撑，这远远超出了单纯的技术安全的考量。 技术必须是公证人在行使公证职能过程中履行职责，提供服务的一种工具。行使公证职能包括识别当事人，核实其行为能力和理解力，并确保不存在影响同意的意思表示和文书合法性的因素。 简而言之，公证人应该对其行为承担个人责任，他们必须遵守其所在国家的法律和拉丁公证的基本原则。 借助“在线面见”办理公证文书，需要我们重新审视亲自面见的原则，发展公证人和当事人间的其他联络方式。重要的不是亲自来到公证人的面前，而是直接呈现在承办公证人面前，即使这种呈现是通过技术平台实现的。 以数字形式形成的证明文书，其效力不亚于书面的公文书。这只是为了实现相同结果而采用的另一种方式，即允许公证人与当事人通过远程联系的方式达成的结果。 在公证实践中，新技术的应用依赖于以下三个基本支柱： — 投资最先进的技术系统，提供高水平的安全。 — 对公证人和当事人进行培训，以使其广泛熟悉数字文书的使用。 必须促进数字技术的继续教育，以便使公证人能够掌握数字技能，并有效地、合法安全地使用新技术。 — 立法：国家立法应对数字公证文书予以规定，并规定数字公证文书形式的创立、数字公证文书的范围和效力。所有法律，包括国内法和比较法上对证明文书形式的规范，必须考虑到新技术提供的可能性，并认识到它们的价值和效果。 公证人必须关注光学媒体数据存储领域的最新进展，因为它们的发展将意味着在数量和持续时间方面，几乎有着无限的存储容量和信息保存的持续性，这无疑将强化公证文书，尤其是强化通过电子支持系统形成的公证文书。   译后语 近日，译者在浏览国际公证联盟网站时，在其首页看到英文版的《在线面见公证证明指引》（UINL GUIDANCE ON NOTARIAL AUTHENTICATION WITH ONLINE APPEARANCE），该文件由联盟公证人会员大会于2021年12月3日通过。我粗略阅读后，认为其对我国公证行业有重要的参考借鉴价值，于是就尝试将其译成中文，跟国内同仁分享。 2020年初新冠肺炎疫情爆发以来，由于受各国防疫政策影响，国际间的人员流动和往来遇到了前所未有的障碍。为了克服疫情给人们的生产、生活、学习、工作和民商事活动带来的困难，许多国家的公证人都因应时势的变化，纷纷推出在线/远程视频公证等新的公证办证方式。我国司法部党组早在2020年3月就在《关于加强公证行业党的建设 优化公证法律服务的意见》中明确提出，要研究制定“非接触”公证服务工作指引，开展海外远程视频公证服务。两年多来，我国许多公证机构积极探索，为远在海外的中国公民办理了大量海外远程视频公证，切实解决了他们的实际困难。 国际公证联盟《在线面见公证证明指引》规定了有关新技术在公证活动中的应用，特别是规定了公证人在虚拟情境下行使公证职能、制作公证文书的基本原则。其基本态度是，在新冠肺炎疫情大流行的背景下，公证人应当利用新技术，提出解决问题的方案，“以确保公证行业在这种新环境下可有效运作，同时也不放弃公证活动的基本原则”。 需要指出的是，在我国，由于至今尚未建立统一的在线面见公证制度，导致目前各地公证机构在办理这类业务时掌握的标准不一，实操方法也是千差万别，一定程度上影响了公证文书的质量和效力，同时也不利于公证在这一领域职能作用的正常发挥。个人认为，《在线面见公证证明指引》中规定的这样一些原则，诸如关于信息技术平台的建设、使用、管理、监督，敏感数据传输的安全性把控，与公证地域管辖有关的连接因素的考量，“在线面见”公证业务范围的限制，对在线审核当事人身份和意思表示的特别提醒，以及数字识别系统的使用不能排除公证人的直接亲自核实，等等，对我们都具有很强的指导和借鉴意义。 我希望《在线面见公证证明指引》能够引起我国公证行业和相关部门的重视，并尽快采取相应的行动，出台相关规定，规范我国的在线面见公证业务，保证公证活动的严肃性。    <span style="font-family: "Source Sans Pro", -apple-system, BlinkMacSystemFont, "Segoe UI", Roboto, "Helvetica Neue", Arial, sans-serif; font-size: 18px; text-indent: 43px; word-spacing: 1px; background-color: rgb(255, 255, 255);">本文发表在《广东公证》总第143期 2022年第3期，未经同意，不得转载。

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